बैंक रिकंसिलिएशन

यह कैसे काम करता है

क्या यह TallyPrime के अपने बैंक रिकंसिलिएशन की जगह लेता है?

नहीं — यह उससे पहले का एक स्टेप है। Tally का बिल्ट-इन रिकंसिलिएशन नेटबैंकिंग से मिले साफ़-सुथरे CSV/XLS एक्सपोर्ट पर काम करता है; इस टूल का काम है किसी गड़बड़, असंगत बैंक स्टेटमेंट (खासकर PDF वाले) को पहले साफ़, मैच किए हुए डेटा में बदलना। इसे उस स्टेप के तौर पर सोचें जो आपका डेटा Tally के अपने रिकंसिलिएशन के लिए तैयार करता है, न कि उसकी जगह लेने वाला।

कौन-से फ़ाइल फ़ॉर्मेट सबसे बेहतर काम करते हैं?

आपके बैंक के नेटबैंकिंग पोर्टल से सीधे एक्सपोर्ट किया गया CSV या XLSX सबसे भरोसेमंद नतीजे देता है, क्योंकि डेटा पहले से ही कॉलम में व्यवस्थित होता है। PDF स्टेटमेंट भी सपोर्ट किए जाते हैं, लेकिन PDF का टेक्स्ट लेआउट अलग-अलग बैंकों में काफ़ी अलग होता है, इसलिए यह रास्ता थोड़ा कमज़ोर है — अगर कोई PDF ठीक से पार्स नहीं होता, तो इसके बजाय CSV एक्सपोर्ट करना लगभग हमेशा बेहतर काम करेगा।

क्या यह कभी गलत अंदाज़ा लगाकर चुपचाप गलत मैच बना देगा?

यह खासतौर पर इसी से बचने के लिए बनाया गया है। जब कोई बैंक ट्रांज़ैक्शन एक जैसी अमाउंट वाली एक से ज़्यादा Tally एंट्री से मैच हो सकता है, तो उसे कभी ऑटो-मैच नहीं किया जाता — वह "आपकी राय चाहिए" लिस्ट में चला जाता है ताकि आप खुद चुन सकें। मिसिंग ट्रांज़ैक्शन के लिए लेजर सुझाव भी बस सुझाव ही हैं; जब तक आप फ़ाइल डाउनलोड नहीं करते, कुछ भी नहीं लिखा जाता।

क्या यह Tally के अंदर सीधे कुछ ठीक करता है या अप्लाई करता है?

नहीं। यह सिर्फ़ आपके लिए एक Tally-फ़ॉर्मेट XML फ़ाइल बनाता है, जिसे आप खुद Tally के Gateway of Tally → Import Data → Vouchers से इम्पोर्ट करते हैं। कुछ भी अपने आप Tally में नहीं भेजा जाता, और इस सबके लिए आपकी फ़ाइलें कभी आपके ब्राउज़र से बाहर नहीं जातीं।

अगर सुझाया गया लेजर अभी Tally में मौजूद नहीं है, तो क्या इम्पोर्ट फ़ेल हो जाएगा या डुप्लीकेट बन जाएगा?

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सपोर्ट की गई XML में सिर्फ़ वाउचर होते हैं — यह मान लेता है कि जिस भी लेजर का ज़िक्र है वह पहले से मौजूद है, और Tally जिस भी वाउचर का लेजर नहीं ढूंढ पाएगा उसे स्किप कर देगा (खराब नहीं करेगा)। इससे बेहतर और सुरक्षित तरीके के लिए, क्लाइंट-प्रोफ़ाइल कार्ड पर अपनी Tally लेजर लिस्ट (List of Accounts, CSV या XLSX के रूप में) का एक्सपोर्ट अपलोड करें: फिर यह टूल हर सुझाए गए लेजर को आपके असली चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से जांचता है और सिर्फ़ उन्हीं नामों के लिए लेजर बनाने का ऑफ़र देता है जिनके बारे में वह पक्का कर सकता है कि वे पहले से मौजूद नहीं हैं — न कभी अंदाज़ा, न कभी किसी पहले से मौजूद लेजर को छेड़ना।

क्या लेजर-सुझाव वाला फ़ीचर समय के साथ बेहतर होता जाता है?

जिस क्लाइंट का आप नाम देते हैं, उसके लिए हां — आप जो भी लेजर असाइन या ठीक करते हैं वह याद रखा जाता है (आपके ब्राउज़र में लोकली सेव होता है) और अगली बार वैसा ही ट्रांज़ैक्शन आने पर अपने आप इस्तेमाल होता है, भले ही हर एक ट्रांज़ैक्शन पर बैंक अलग रेफ़रेंस नंबर डालता हो। आप उस सीखी हुई मैपिंग को फ़ाइल में बैकअप ले सकते हैं और बाद में या किसी और डिवाइस पर उसे वापस ला सकते हैं।

मैं Tally इस्तेमाल नहीं करता — क्या यह QuickBooks, Xero या Zoho Books के साथ काम करता है?

हां, दोनों तरफ़ से। अपनी बुक्स की तरफ़ के लिए, आप जो भी सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं उससे बैंक रजिस्टर या ट्रांज़ैक्शन-लिस्ट एक्सपोर्ट अपलोड करें और अपलोड बॉक्स के ऊपर दिए छोटे Tally / QuickBooks-Xero-Zoho Books टॉगल से उसे चुनें — यह इसलिए मायने रखता है क्योंकि Tally का अपना एक्सपोर्ट डेबिट/क्रेडिट का उल्टा कन्वेंशन इस्तेमाल करता है जो बाकी तीनों नहीं करते, और सही वाला चुनना ही हर अमाउंट को सही तरीके से पढ़वाता है। आउटपुट की तरफ़, Tally XML के साथ-साथ, रिज़ल्ट स्क्रीन एक CSV भी देती है — Date/Description/Amount वाले उसी फ़ॉर्मेट में जिसे QuickBooks Online, Xero और Zoho Books अपने-अपने बैंक-स्टेटमेंट इम्पोर्ट फ़ॉर्मेट के तौर पर बताते हैं — और एक OFX फ़ाइल भी, जो एक ओपन स्टैंडर्ड है जिसे ये तीनों, Quicken, और ज़्यादातर बैंक सीधे स्वीकार करते हैं। दोनों में सिर्फ़ वही ट्रांज़ैक्शन होते हैं जो आपकी बुक्स में मिसिंग हैं, ताकि उन्हें बैंक फ़ीड के तौर पर इम्पोर्ट करके उस सॉफ़्टवेयर की अपनी रिकंसिलिएशन स्क्रीन में कैटेगराइज़ किया जा सके। हर टैब की पूरी एक्सेल रिपोर्ट भी है, ताकि किसी भी सॉफ़्टवेयर पर काम करने वाले किसी के साथ भी रिव्यू या शेयर किया जा सके। QuickBooks Desktop का पुराना IIF फ़ॉर्मेट और ISO 20022 CAMT.053 बैंक-स्टेटमेंट स्टैंडर्ड अभी सपोर्ट नहीं हैं — IIF प्रोप्राइटरी और सिर्फ़ Desktop के लिए है, और CAMT.053 इस टूल की मौजूदा क्षमता से कहीं बड़ा बैंकिंग स्टैंडर्ड है।

क्या यह मुफ़्त है?

हां — रिकंसिलिएशन आपके अपलोड किए स्टेटमेंट पर, सीधे आपके ब्राउज़र में चलता है, आपके बैंक अकाउंट को लिंक किए बिना।

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